Tips Menyusun Withdrawing Statement

Pada tulisan singkat ini, saya ingin menceritakan pengalaman pribadi terkait cara mendapatkan LoA. Dapat disimpulkan dua cara yaitu fish hook and nets tricks (pakai istilah sendiri), yang pada akhirnya saya memilih trik yang kedua (nets trick) berikut dengan konsekuensi yang harus dihadapi yaitu “withdrawing statement”.

Alhamdulillah, fase selanjutnya setelah mendapatkan empat offer letters adalah “withdrawing statement” bagaimana kita memberikan penjelasan kepada calon supervisor dan addmission team bahwa kita tidak dapat melanjutkan mendaftar pada universitas mereka. Dengan kata lain, istilah tersebut dapat dikatakan pernyataan pengunduran diri dari proses pendaftaran. Untuk level admission team, tentunya tidak akan seberat dengan perasaan kita dibandingkan menginformasikan pengunduran diri kita kepada calon supervisor bahwa kita tidak dapat melanjutkan aplikasi di universitas di bawah bimbingan beliau. Hal ini harus dilakukan karena kita harus memilih satu di antara pilihan yang ada.

Pilihan pertama, setelah mendapatkan unconditional offer, saya pun langsung lapor kepada tim sponsorsip penyedia beasiswa untuk mendapatkan persetujuan. Namun, tim menolak offer tersebut karena mencantumkan program Mphil yang teringrasi dengan PhD (meskipun supervisor menjelaskan program tersebut hanya bersifat formalitas). Setelah pilihan pertama ditolak saya pun “galau”, dan akhirnya merubah strategi dari “fishhook trick” menjadi “nets trick” yang intinya menyebar aplikasi ke banyak universitas. Hal ini saya perhatikan akan lebih cepat untuk mendapatkan respon LoA dari pada fishhook trick yang hanya fokus pada komunikasi pada satu calon supervisor dan aplikasi pada satu universitas saja. Walhasil, terdapat respon positif dari tiga universitas yang selanjutnya menjadi pilihan kedua, ketiga dan keempat. Setelah menjalai proses interview dengan tim supervisor dari masing-masing universitas, proses selanjutnya adalah penerbitan LoA. Singkat cerita, saya sampaikan kepada masing-masing universitas bahwasanya saya harus mengamankan beasiswa untuk dapat berangkat tahun ini dengan menyerahkan Unconditional LoA pada akhir pekan ini (Akhir Mei). Dengan kata lain, saya memberikan deadline, sehingga universitas mana yang lebih dulu mampu memberikan LoA, insha Allah akan menjadi universitas tujuan saya. Pada akhirnya, pilihan keempat yang ternyata lebih dulu menerbitkan LoA unconditional. Selanjutnya disusul dengan pilihan ketiga yang lewat satu pekan dari deadline yang telah saya tetapkan.

Selanjutnya, saya harus memberikan informasi kepada calon universitas yang telah memberikan LoA namun tidak dapat saya pilih. Artinya, saya harus melakukan pembatalan aplikasi yang terdiri atas dua cara, yaitu metode online melalui aplikasi website dan melalui email. Proses melalui website tentu sangat mudah dan tidak perlu “baper”, yaitu cukup dengan meng-klik tombol “decline” di samping pilihan yang ada yaitu accept, dan defer. Untuk urusan dengan admission office, telah selesai melalui mekanisme online ini. Adapun, yang cukup membawa perasaan adalah komunikasi dengan calon supervisor, apalagi supervisor yang telah membantu banyak hal dan berkomunikasi dalam waktu yang cukup lama. Untuk menyusun email buat calon supervisor tersebut, saya melakukan googling terkait redaksi yang perlu disampaikan. Hasilnya, berdasarkan perspektif Barat, bahasa yang singkat dan jelas adalah sangat direkomendasikan, daripada dengan penuh retorika yang menjadi adat orang Timur. Sehingga, saya pun cukup menulis,-setelah brief introduction- “I would like to inform you that I can not continue my application at your university due to administrative and sponsorship issues or personal reasons. Therefore I would like to withdraw my PhD application.” (pilih saja alasan yang paling kuat dan tidak perlu terlalu detail). Hanya selang beberapa jam, sayapun mendapatkan balasan yang juga simple dari salah satu universitas “thank you for letting me know”. Selamat berjuang!